Как эффективно распоряжаться своим временем: основы тайм-менеджмента
Возможно Вам необходимо быть более организованным и/или продуктивным?
Возможно Вы проводите день постоянно работая, но в конце дня обнаруживаете, что многое не успели сделать?
Для каждого человека, а особенно для предпринимателя необходимо научиться эффективно распоряжаться своим временем. Предпринимателям постоянно приходится делать много различных дел в течении каждого дня. Тайм-менеджмент поможет Вам лучше организовать Ваши дела и тем самым увеличить Вашу продуктивность.
Основы
У Вас есть только 24 часа
Вне зависимости от того, насколько Вы организованны у Вас есть только 24 часа в день. Время ни для кого не меняется. Тайм-менеджмент заключается в том, как Вы распоряжаетесь этим временем.
Определите на что Вы тратите время
Многие из нас тратят много времени на вещи, которые занимают много времени, но являются совершенно неважными. Это время мы могли бы использовать более продуктивно. Что это может быть?
Возможно Вы тратите слишком много времени на серфинг в интернете, чтение электронной почты, или разговоры по телефону. Попробуйте записать все дела, которые Вы делаете за день и сформировать в голове глобальную картину того, что Вы делаете. Это будет первым шагом к эффективному тайм-менеджменту.
Поставьте цели
Помните, что тайм-менеджмент на самом деле меняет Ваше поведение, но не прибавляет Вам времени. Хорошо начинать с исключения ненужных вещей на которые Вы тратите много времени.
Например, Вы можете поставить себе цель не использовать Ваш личный телефон на работе в течении одной недели.
Составьте план для тайм-менеджмента
Этот пункт фактически является расширенным пунктом 3. Ваша цель – добиться более эффективного использования Вашего времени для достижения тех целей для которые Вы перед собой поставили.
Например, увеличить продуктивность работы или побороть стресс. То-есть Вам нужно не просто поставить Ваши цели, но и отслеживать выполнением этих целей.
Используйте программы для управления временем и/или календари
Вне зависимости от того, будете ли Вы использовать программы на компьютере или будете планировать дела с помощью ежедневника. Вы в любом случае должны записывать дела, которые Вам предстоит делать в будущем.
Для того, чтобы ориентироваться в том, сколько времени Вы сможете потратить на те, или иные дела. Компьютерные программы, такие как Outlook значительно упрощают этот процесс.
Грамотно расставляйте приоритеты
Планируя свои дела на каждый день, расставляйте приоритеты в зависимости от важности той цели, которую Вы перед собой поставили.
Например, Вы можете использовать такую шкалу:
- цели, которые Вам необходимо выполнить в любом случае;
- цели, которые желательно выполнить, но при крайних обстоятельствах их можно отложить;
- цели, которые Вы запланировали сделать, но еще подумаете делать их или нет.
Научитесь делегировать задачи
Вне зависимости от того, насколько мал Ваш бизнес Вы должны уметь грамотно поручать задачи своим сотрудникам. Для отдельных проектов можно прибегать к аутсорсингу.
Вырабатывайте у себя полезные привычки
В таком случае, когда наступит кризис, Вы будете намного более продуктивным, если сможете следовать им большинство своего времени.
Привыкайте ставить ограничения по времени для своих задач
Например, чтение электронной почты может занять у Вас целый день если Вы допустите это. Вместо этого задайте ограничение в 1 час в день на чтение электронной почты.
Организуйте данные на Вашем компьютере
Если Вы тратите много времени на поиск необходимого файла на своем компьютере, есть смысл организовать свою файловою систему более качественно. После этого, Вы сможете находить нужные файлы быстрее.
Не тратьте время в ожиданиях
Если Вы занимаетесь бизнесом, невозможно избежать ожиданий чего-либо или кого-либо. Однако старайтесь не тратить это время, а постараться заняться чем-нибудь полезным. Вы можете взять с собой отчет, который нужно проанализировать, планшет(ноутбук) для чтения электронной почты и т. д.